Kontrollen teller ikke før den ligger i saken

Rapporten er inne. Et «ok» i e-posten. Eller bare i hodet. Ingen logg av hva som ble sjekket. Ingen kan etterprøve vurderingen.

Kontrollen teller ikke før den ligger i saken.

Samme dag kontrollen skjer, skriv den inn. Hva som ble sjekket. Mot hvilket vilkår. Stikkprøve eller fullt. Resultatet.

DFØ punkt 6.3.8.2 krever at kontrolltiltak dokumenteres. Riksrevisjonen har sett kommuner der vurderingen ikke kan etterprøves. Xala kan tvinge loggen inn i saken. Xala vurderer ikke rapporten.

Saksbehandleren gjorde jobben, og kan ikke vise den. Søkeren ser ikke hvorfor rapporten ble godtatt. Eller hvorfor et vilkår var brutt.

Loggen er kontrollen

Prinsipp 3 er at loven allerede sier at kontrollen skal dokumenteres. Den skal ikke leve i en e-post.

Prinsipp 7 er sporbarhet. Hvem sjekket. Når. Hva.

Hva 6.3.8.2 krever

På Kontrollere og vurdere rapporter fra tilskuddsmottakerne siterer DFØ punkt 6.3.8.2: «Gjennomførte kontrolltiltak skal dokumenteres på en tilfredsstillende måte.»

Dere skal kontrollere det søkeren sender inn. Og rapportene om måloppnåelse etterpå. Kravet gjelder statlige tilskudd. En kommune som forvalter tilskudd, har det samme behovet for logg.

Utforme tilskuddsordningen er der opplegget for oppfølging skal ligge. Før første rapport kommer inn.

Purring fordi kravet var uklart, er en annen jobb. Den er skrevet i Purringen kommer fordi kravet var uklart.

Hva Riksrevisjonen fant i den undersøkelsen

I undersøkelsen av produksjonstilskudd og avløsertilskudd i jordbruket (2019-2020) skriver Riksrevisjonen: «Det er vanskelig å etterprøve kvaliteten i saksbehandlingen da kommunens vurderinger og begrunnelser for tilskuddsvedtakene i mange tilfeller ikke er dokumentert.»

Det er den undersøkelsen. Ikke et tall for alle tilskudd i Norge. Funnet peker likevel på det 6.3.8.2 allerede sier. Uten logg kan ingen etterprøve vurderingen.

Hva maskinen kan gjøre

Loggen kan kreves. Kontroll ferdig. Felt påkrevd i saken. Hva. Vilkår. Stikkprøve eller fullt. Resultat. Hvem. Når.

Ikke lim hele mottakerregnskapet inn i en delt mappe «for sikkerhets skyld». Loggen er formålet.

Vurderingen av måloppnåelse kan ikke automatiseres. Sanksjon heller ikke. Et menneske leser rapporten.

Xala kan gjøre loggen til et påkrevd felt. Xala eier ikke portalen. Xala avgjør ikke måloppnåelse.

Ofte stilte spørsmål

Er et «ok» i e-post nok dokumentasjon? Nei. Punkt 6.3.8.2 krever at gjennomførte kontrolltiltak dokumenteres på en tilfredsstillende måte. En e-post er ikke saken, og den kan ikke etterprøves senere.

Har Riksrevisjonen målt dette for alle tilskudd? Nei. Sitatet gjelder undersøkelsen av produksjons- og avløsertilskudd i jordbruket i 2019-2020. DFØ-kravet om å dokumentere kontrollen gjelder bredere.

Kan Xala vurdere om rapporten innfrir vilkårene? Nei. Xala kan kreve at loggen ligger i saken dere har. Xala eier ikke portalen, og Xala vurderer ikke rapporten.

Kan måloppnåelse automatiseres når loggen er på plass? Nei. Loggen kan kreves inn i saken samme dag. Selve vurderingen av måloppnåelse, og en eventuell sanksjon, blir hos saksbehandleren.

Trenger dere at kontrollen må ligge i saken, start på kontakt.