To faner er ikke én sak

Klokka 09:10. Public 360 i én fane. Fagsystemet i en annen. Journalposten kopieres for hånd.

To faner er ikke én sak. Saksbehandleren er kabelen.

Én sak. Når fagsystemet oppretter eller mottar et journalpliktig dokument, skriv journalmetadata inn i 360, eller inn i journalen dere faktisk bruker, fra den hendelsen. Innkommende dokumenter festes på saken. Ikke bygg et tredje register.

Digdir skiller sak- og arkivsystem fra fagsystem. Dokumentene skal kunne knyttes til saken automatisk. Xala kan kable. Xala eier ikke 360. Xala eier ikke fagsystemet.

Start i de to fanene

Prinsipp 5 er å bruke 360 og fagsystemet dere allerede har. Ikke å lage et tredje sted å journalføre.

Prinsipp 6 er at dokumentet som kom inn, lander på saken uten en kopi mellom fanene.

Prinsipp 2 er at kommunen beslutter om fagsystemet kables mot 360, eller om fagsystemet selv er informasjonssystemet etter § 5.

Bevillingsportalen er et annet steg. Det er skrevet i Skjenkebevilling: når 360 og Visma ikke snakker med portalen. Her er det journalen mot fagsystemet. Ikke portalen.

To systemer, én sak

Digdir: «Mange av saksbehandlingssystemene inneholder støtte for journalføring og arkivering og kalles gjerne sak- og arkivsystemer. Det finnes også mange saksbehandlingssystem tilpasset spesifikke områder (for eksempel barnevern) som gjerne kalles fagsystemer.»

Og: «I disse tilfellene er det vanligvis ønskelig at kommunikasjonen går direkte mellom virksomhetenes saksbehandlingssystem slik at dokumentene som sendes og mottas automatisk kan knyttes til den aktuelle saken.»

Søkeren venter. Brevet som kommer, matcher ikke det som ble sendt inn. De to systemene har drevet fra hverandre.

Hva journalplikt faktisk krever

Journalplikt gjelder. Arkivforskrifta trådte i kraft 1. januar 2026, jamfør § 52.

§ 14: organet skal føre journal for å legge til rette for offentlig innsyn. I journalen skal organet registrere inngående og utgående dokument som etter offentleglova § 4 er saksdokument, dersom de er eller blir saksbehandlet og har verdi som stadfesting.

§ 15: metadata skal registreres løpende. Unikt kjennetegn, kontekst, tittel, avsender eller mottaker, dato, og tidspunktet for registreringen.

Nasjonalarkivet skriver at journalføringsplikten videreføres, og at kravet til Noark-godkjente system faller bort. «Det er ikke nødvendig å integrere et fagsystem mot en Noark arkivkjerne for å oppfylle kravene til arkiv og journalføring.» Hvilken løsning dere velger, bør baseres på en behovs- og risikoanalyse. Kommunen beslutter.

Hva eFormidling er til

eFormidling er fellesløsningen for å sende og motta som del av saksbehandling. Digdir: dokumentene som sendes og mottas, skal kunne knyttes til saken automatisk. «eFormidling kan også brukes for å legge til rette for (del-)automatisert saksbehandling.»

Det er kanalen. Bruk eFormidling. Ikke bygg et privat postløp ved siden av.

Hva maskinen kan gjøre

Journalmetadata fra hendelsen i fagsystemet inn i 360, eller inn i journalen dere bruker, kan kables. Innkommende dokumenter festes på saken. Logg hvilket system som skrev hva. Kommunen er behandlingsansvarlig. Databehandleravtale med 360 og med fagsystemet. Ikke kopier hele saken inn i begge «for sikkerhets skyld».

Å behandle 360 som fagsystemet, kan ikke kables. Ikke hopp over journalplikt. Ikke late som forskriften krever en 360-kabel. Skjønnet i saken blir hos saksbehandleren.

Xala kan kable 360 og fagsystemet dere har. Xala eier ikke Public 360. Xala eier ikke fagsystemet.

Ofte stilte spørsmål

Må fagsystemet kables mot Public 360? Nei. Nasjonalarkivet: det er ikke nødvendig å integrere et fagsystem mot en Noark-kjerne for å oppfylle journalplikt. Kommunen beslutter etter behov og risiko.

Kan dere droppe journalen hvis saken lever i fagsystemet? Nei. Journalplikt gjelder. § 14 og § 15 sier hva som skal inn, og hvilke metadata som skal registreres løpende.

Er dette det samme som 360 mot bevillingsportalen? Nei. Portalen er skrevet i Skjenkebevilling: når 360 og Visma ikke snakker med portalen. Her er journalen mot fagsystemet. Ikke portalen.

Kan Xala eie 360 eller fagsystemet? Nei. Xala kan kable journalen fra hendelsen inn i systemet dere har. Xala eier ikke Public 360. Xala eier ikke fagsystemet.

Trenger dere at journalen og saken er samme sak, start på kontakt.