Redusert foreldrebetaling uten fagsystemintegrasjon: tilgang er ikke det samme som oppslag i saken

Klokken er 21:40. Fagsystemet har saken, men ikke inntektsfeltet. Skatten ligger i en Fiks-fane i en annen nettleser. I saken ligger et vedlegg som ikke skulle vært der, fordi skjemaet fortsatt ber om det.

Det er ikke et hjemmelsproblem. Det er et integrasjonsproblem.

Tilgang er ikke oppslag i saken

KS Digital skriver at 302 kommuner har digital tilgang til skatteopplysningene for redusert foreldrebetaling.

Samme side er tydelig på det neste: tilgang betyr ikke at kommunen har lagt til rette for å ta imot og bruke opplysningene. Saksbehandler trenger et digitalt grensesnitt. KS Digital lister tre: fagsystem hos leverandør, Fiks skatte- og inntektsopplysninger, eller en løsning kommunen lager selv. Uten ett av dem blir oppslaget manuelt, selv om API-et er åpent.

Xala er integrasjonslaget mellom Skatteetaten eller Fiks og fagsystemet dere allerede har. Xala er ikke Fiks. Xala er ikke fagsystemet. Xala driver ikke søknadsportalen.

Ett oppslag inn i saken, ikke et nytt skjema

Det som kan automatiseres først, er å legge inntekten der saksbehandleren allerede jobber. Ett oppslag mot Fiks eller leverandørens Skatteetaten-integrasjon, skrevet inn i saken. Ikke et nytt søknadsskjema, og ikke en ny runde der familien laster opp det kommunen allerede kan hente. Prinsipp 4 er kun én gang: familien skal ikke laste opp det kommunen allerede kan slå opp. Prinsipp 5 er å bruke fellesløsningen: ikke bygg et kommunalt inntektsregister eller en ny portal. Koble Fiks eller Skatteetaten inn i fagsystemet dere allerede har.

Det som ikke skal automatiseres, er å behandle «vi har fått tilgang» som «vi bruker tilgangen». KS Digital skiller de to. En bekreftelse på API-tilgang uten felt i fagsystemet er fortsatt nattarbeid i to vinduer.

Kommunen er behandlingsansvarlig

KS Digital: kommunen er behandlingsansvarlig og skal ha databehandleravtale med leverandøren når fagsystemet henter på vegne av kommunen. Kommunen svarer for at vedtaket bruker riktige opplysninger.

Det dataminimerte grepet i saksnotatet er like konkret. Logg hvem som slo opp, når, og at oppslaget gikk mot det avgrensede settet KS Digital beskriver. Ikke lim inn hele skattemeldingen. Digdir kaller det dataminimering: samle og vis bare det formålet krever.

Varsling om nytt oppgjør hjelper bare hvis noen faktisk slår opp. KS Digital sier at saksbehandler likevel må gjøre oppslaget for å se endringen. Mangler funksjonen i fagsystemet, er det et leverandørkrav, ikke et nytt skjema til foresatte.

Hva det betyr for søker og saksbehandler

Saksbehandleren får en sak uten inntekt i bildet, og må hoppe til Fiks eller be om vedlegg. Det er manuell kontroll av noe som allerede kan ligge i saken.

Søkeren merker det som et skjema som fortsatt ber om dokumentasjon, selv om kommunen «har tilgang». Familien gjør jobben fordi grensesnittet mangler, ikke fordi hjemmelen mangler.

Ofte stilte spørsmål

Hva betyr det at kommunen har digital tilgang, men ikke fagsystemintegrasjon?

At API-et er åpnet, men inntekten ikke kommer inn i saken. Saksbehandler må da slå opp et annet sted, eller be foresatte legge ved dokumentasjon. KS Digital skiller tilgang fra integrasjon i fagsystemet eller bruk av Fiks register.

Må vi bytte fagsystem for å bruke skatteopplysningene?

Nei. KS Digital lister fagsystem, Fiks, eller egen løsning som digitalt grensesnitt. Jobben er å få oppslaget inn i den saken saksbehandleren allerede har, ikke å lage en ny portal.

Hva skal logges når noen slår opp inntekt?

Hvem, når, og at oppslaget gikk mot det dataminimerte settet. Kommunen er behandlingsansvarlig. Lim ikke hele skattemeldingen inn i saksnotatet.

Hva gjør Xala, og hva gjør vi ikke?

Vi bygger integrasjonslaget mot Skatteetaten eller Fiks, inn i fagsystemet. Vi er ikke Fiks, vi er ikke fagsystemleverandøren, og vi eier ikke en kommunal søknadsportal.

Kartlegging av om inntekten faktisk ligger i saken, eller bare i en tilgangsavtale, er det første steget. Det tar vi når dere tar kontakt.