Kollegaen ser svarfristen på saken

Før lå datoen bevillingssaken må besvares innen, i postkassen til den som mottok søknaden. Etter ligger samme dato på saken, så en kollega ser den uten å åpne den postkassen.

Før

Hos dere har én saksbehandler kommunens bevillinger. En kollega åpner saken når den første er borte.

Søknaden er inne. Saken er åpen, og den ligger hos den som mottok søknaden. Datoen saken må besvares innen, står i en e-post i den postkassen. Saken selv har ingen dato.

Kollegaen ser en åpen sak uten dato. Fristen løper likevel. Ingen av dem kan lese datoen ut av saken.

Mangelen er én. Datoen bor i postkassen.

Etter

Det er samme søknad, samme dato og samme kollega. Datoen står på saken. Postkassen er ikke lenger stedet den bor.

Kollegaen ser den når saken åpnes. Saksbehandleren skriver fortsatt vedtaket. Systemet flytter ikke datoen av seg selv. Systemet skriver ikke vedtaket.

Et eksempel

Nordre Follo kommune bruker en tilskudds- og bevillingsportal fra Xala som bærer søknaden og vedtaket for bevillingene, men portalen flytter ikke en dato ut av en postkasse av seg selv, viser ikke denne datoen som en ferdig funksjon, skriver ikke vedtaket og er ikke kommunens sak- og arkivsystem.

Før bodde datoen i én postkasse. Etter står den på saken. En person skriver fortsatt vedtaket.

Se bevillingsportalen for kommuner

Vanlige spørsmål

Ser kollegaen svarfristen når den som fikk e-posten er borte? Før nei. Etter ja, fordi datoen ligger på saken, ikke i postkassen.

Holder det at datoen står i en kalenderinvitasjon? Nei. Det er den tilstanden vi hadde før. Datoen må ligge på saken.

Skal søkeren slutte å ringe? Det hører til en annen artikkel. Her handler det bare om hvor datoen ligger.

Purrer systemet når datoen nærmer seg? Nei. Purringen hører til en annen artikkel. Her blir datoen synlig.

Er dette en sak som ligger ufordelt? Nei. Saken er allerede hos noen. Datoen er det som mangler på saken, og den manglet fordi den lå i postkassen.

Fatter systemet vedtaket når datoen er på saken? Nei. Datoen er synlig på saken. Saksbehandleren skriver vedtaket.