Saksbehandlingssystem

Der det som regel går galt

De fleste saksbehandlingssystemer feiler ikke på teknologi. De feiler fordi søknadene lander i en e-postboks, fordi ingen kan se hva som er bestemt eller av hvem, og fordi arkivering ble tenkt på til slutt i stedet for underveis. Da blir systemet et sted saker oppbevares, ikke et sted de behandles.

Hva vi bygger inn

• Kø, ikke innboks

  Saksbehandleren ser hva som venter, hva som haster og hva som mangler dokumentasjon. Det er en arbeidsflate, ikke en rapport.

• Sporbare vedtak

  Hvem gjorde hva, når, og på hvilket grunnlag. Det er det første noen spør om ved en klage, og det er for sent å legge inn etterpå.

• Arkivering som følger saksgangen

  Noark-integrasjonen er en del av datamodellen fra start: hva er saken, hva er dokumentene, hva er partene. Da er arkivering en konsekvens, ikke en jobb på slutten.

• Oppslag i registre

  Organisasjonsnummer gir navn, adresse og roller fra Enhetsregisteret. Å be søkeren skrive det inn på nytt er å be dem gjøre en jobb systemet kan gjøre bedre.

• Automatisering med skjønnet i behold

  Frister, purringer, statusvarsler og kontroll av vedlegg automatiseres. Skjønnsvurderingen blir liggende hos saksbehandleren.

• Universell utforming

  For offentlige virksomheter er universell utforming et lovkrav, i dag etter WCAG 2.1 gjennom EN 301 549. Vi bygger etter WCAG 2.2 AA, og det er vesentlig billigere å bygge inn enn å rette i etterkant.

Funksjonalitet

• Saksregister med søk, filtre og lagrede visninger
• Roller og tilgangsstyring per saksområde
• Vedtaksmaler med begrunnelse og hjemmelshenvisning
• Frist- og purrestyring med varsling
• Noark-arkivering av sak, dokumenter og parter
• Oppslag mot Enhetsregisteret og Folkeregisteret
• Full historikk: hvem endret hva, når
• Statusside for søkeren, uten innlogging der det er mulig

Vi har gjort dette før

• Nordre Follo Municipality

  Leveranse av digitale tilskudds- og bevillingsportaler med moderne arkitektur, React og .NET-implementasjon, og samsvar med kommunale arkitekturprinsipper.

  Les case

• Altinn

  Xala bidro hos Digdir til utvikling og modernisering av Altinn 3, inkludert Altinn Studio. Xala eier ikke Altinn.

  Les case

• SSB

  Modernisering av arvede offentlige systemer gjennom Java-til-.NET Core-migrering, strukturert arkitekturfornyelse og vedlikeholdbar enterprise-leveranse.

  Les case

Ofte stilte spørsmål

Hvor lang tid tar det å få et saksbehandlingssystem i drift?

Det avhenger av omfanget, men vi leverer i etapper i stedet for som én stor overlevering. Første etappe gir som regel noe som kan brukes i produksjon i løpet av noen måneder, og hver etappe gjør estimatet på den neste mer realistisk.

Kan dere integrere mot fagsystemet vi allerede har?

Ja. Det er som regel dét oppgaven faktisk består i. Vi kartlegger hvilke systemer som utveksler data i dag, hvem som oppdager det hvis noe stopper, og bygger integrasjonene ut fra at nedetid hos andre er en normaltilstand.

Må systemet arkivere etter Noark?

For arkivpliktige saker, ja. Vi legger Noark-integrasjonen inn i datamodellen fra start, fordi en integrasjon som skal rekonstruere journalposter fra data som aldri ble strukturert for formålet, blir dyr og skjør.

Hvem drifter systemet etterpå?

Vi gjør det, hvis dere vil. De fleste kundene våre fortsetter med en forvaltningsavtale. Vi kan også overlevere til deres eget utviklingsteam med dokumentasjon og opplæring.

Står dere i dette nå?

Fortell oss hva dere har i dag, så sier vi hva vi ville gjort først og hva vi ville ventet med.

Kontakt oss · Slik vi jobber