Skalerbarhet betyr at fristdagen ikke blir et prosjekt

Skalerbarhet betyr at kommunen tar imot flere søknader og en ny ordning uten at noen må starte et nytt prosjekt. Testen er fristdagen, ikke ordet i kravspesifikasjonen. Ordet står i mange krav, men det blir først tydelig når dere ser for dere én bestemt dag.

Fristdagen i en tilskuddsordning

En tilskuddsordning har søknadsfrist. Lag og foreninger venter ofte med å sende, fordi vedlegg må hentes og styret må fatte vedtak først. Derfor kan søknadene komme tett mot fristen, ikke jevnt gjennom perioden.

Samme høst vil kommunen legge inn en ny ordning i samme portal. Saksbehandlerne er de samme, og søkerne venter at det ser kjent ut.

Scenen er tenkt. Nordre Follo har en tilskudds- og bevillingsportal fra Xala, men dette er ikke en historie om en fristdag der.

Testen er én setning

Skalerbar betyr at mer av det samme ikke krever et nytt prosjekt. For kommunen er mer av det samme to ting: flere søknader på fristdagen, og en ordning til.

Går fristdagen og den nye ordningen uten at noen må ringe leverandøren, forlenge fristen eller be søkerne sende på e-post, er løsningen skalerbar for kommunen.

Testen handler ikke om maskiner. Den handler om hva folk må gjøre for hånd den dagen. Må noen gjøre noe ekstra for at søkerne skal komme gjennom, har dere ikke skalerbarhet. Dere har en innsats.

Det vi kan si om vår egen portal, er dette. Søknader fylles sjelden ut i én økt, så portalen lagrer underveis, og søkeren kan gjenoppta via lenke. Saksbehandleren får en kø, ikke en innboks, så søknadene fra fristdagen havner samme sted som de andre. En ny ordning legges inn som konfigurasjon i samme portal, ikke som en ny løsning.

Ordet brukes også om neste kunde, ikke neste søknad, og den betydningen står i Flerleietaker eller egen installasjon.

Skriv fristdagen inn i kravet

Skriv fristdagen inn i kravet som en scene, ikke skalerbar som et adjektiv. Beskriv dagen slik den vil se ut hos dere, og spør hva som skjer da. Et adjektiv er lett å svare ja på. En scene må noen svare på med hva de faktisk gjør.

Spør også hvordan dere vil vite at noe er galt den dagen, før søkerne ringer. Det er jobben til overvåking og varsling i forvaltning og drift: dere skal vite det før brukerne melder det.

Vil dere se hvordan ordningene samles i én portal, les om Tilskuddsportal for kommuner.

Vanlige spørsmål

Handler skalerbarhet bare om servere? Nei. Kommunen merker skalerbarhet som en fristdag og en ny ordning, ikke som maskinvare. Spørsmålet er om noen må gjøre noe manuelt den dagen.

Er dette det samme som at en ny kommune kan bli kunde? Nei. Det er den andre betydningen av ordet, neste kunde og ikke neste søknad: Flerleietaker eller egen installasjon.

Kan dere love at portalen tåler fristdagen? Nei, ikke med tall. Testen er at ingen må ringe leverandøren, forlenge fristen eller ta imot søknader på e-post den dagen.

Trenger en ny tilskuddsordning en ny portal? Nei. Flere ordninger kan ligge i samme portal, som konfigurasjon.

Hva skal stå i kravspesifikasjonen? Fristdagen, beskrevet som en scene. Ordet skalerbar alene sier ikke hva som skal skje den dagen.