Innboksen er ikke mottak

Klokka 08:15. Kommunens Altinn-innboks. Tre søknader. Ingen sak.

Innboksen er ikke mottak. Den er mellomlager.

Slutt å bruke Altinn som mellomlager. Ruter søknaden inn i eByggesak eller SvarInn, slik at den lander i fagsystemet. Ikke bygg et fjerde mottak.

DiBK kaller det mottak via Altinn, og lagring. Fristen løper likevel. Bare ansatte med riktige rettigheter ser den. Xala kan kable mottaket inn i fagsystemet. Xala eier ikke Altinn. Xala eier ikke eByggesak.

Søkeren har sendt digitalt. Filen venter på at noen logger inn.

Start i innboksen

Prinsipp 5 er å bruke eByggesak, SvarInn eller Altinn dere allerede har. Ikke å lage en privat innboks.

Prinsipp 6 er at søknaden som kom via Fellestjenester, lander i saken uten å sitte i innboksen.

Prinsipp 2 er at kommunen beslutter eByggesak, SvarInn, eller å la Altinn bli liggende som mellomlager.

Ikke gjør byggesaksvedtaket der. Ikke late som «vi har Altinn» er det samme som «vi har mottak».

Å hente filen er et annet steg. Det er skrevet i Byggesøknaden skal inn i saken, ikke i Altinn. Her sitter den. Ingen har laget saken ennå.

Hva DiBK faktisk sier om de tre mottakene

DiBK: søknader går gjennom Fellestjenester plan og bygg. «Distribusjon og lagring skjer via SvarInn (KS FIKS) og Altinn.» Kommunen kan motta på tre måter: direkte i eByggesak, gjennom SvarInn, eller via Altinn.

eByggesak henter søknadene automatisk.

Har kommunen SvarInn, men ikke eByggesak, må søknadene likevel hentes inn manuelt og lastes inn i eget system. Tips fra DiBK: «Kommunen bør sette opp SvarInn slik at søknadene går direkte til saksbehandlingssystemet – ikke til arkivet.»

Har kommunen ingen av delene, lander søknaden i Altinn-innboksen. Da må ansatte med riktige rettigheter logge inn.

Det er ikke plikt å ha eByggesak. Journalplikt gjelder likevel.

Hvorfor innboksen ikke er saken

DiBK om mottak: saksbehandlingsfristen gjelder fra kommunen mottar en fullstendig byggesøknad. «Dette gjeld også når søknaden er sendt i Altinn eller SvarInn.»

Klokken starter. Saken finnes likevel ikke for dem uten Altinn-rettigheter. Innboksen er den uoffisielle køen.

XML-filene er arkivverdige. DiBK rår likevel ikke til å legge dem på offentlig postjournal. De kan inneholde fødsels- og personnummer. Kommunen er behandlingsansvarlig. Logg hvem som åpnet innboksen, og hvem som opprettet saken. Ikke la personopplysningene sitte i Altinn som eneste kopi til noen logger inn.

Når saken først er inne, og likevel ligger uten eier, er det et annet steg. Det er skrevet i Søknaden skal fordeles samme dag.

Hva som kan sendes, og hva som må leses

Dere kan rute søknaden inn i eByggesak, eller sette SvarInn til saksbehandlingssystemet. Da lander den i fagsystemet dere har. Ikke bygg et fjerde mottak.

Dere kan ikke kable selve byggesaksvedtaket. Xala fatter ikke tillatelsen.

Xala kan kable mottaket inn i fagsystemet dere har. Xala eier ikke Altinn. Xala eier ikke eByggesak.

Ofte stilte spørsmål

Er Altinn-innboksen mottak? DiBK kaller det én av tre måter å ta imot på. Den er også lagring. Fristen løper. Bare ansatte med riktige rettigheter ser søknaden. Det er mellomlager, ikke saken.

Må kommunen ha eByggesak? Nei. DiBK skriver at kommunen kan motta via eByggesak, SvarInn eller Altinn. «Vi har Altinn» er ikke det samme som at søknaden lander i fagsystemet.

Er dette det samme som å laste ned fra Altinn? Nei. Nedlastingen er skrevet i Byggesøknaden skal inn i saken, ikke i Altinn. Her sitter søknaden. Ingen har åpnet den.

Kan Xala eie Altinn eller fatte vedtaket? Nei. Xala kan kable mottaket inn i fagsystemet dere har. Xala eier ikke Altinn. Xala eier ikke eByggesak. Vedtaket blir hos saksbehandleren.

Trenger dere at søknaden lander i fagsystemet, start på kontakt.