Fagsystem og saksbehandlingssystem gjør ikke samme jobb

Når en saksbehandler åpner en tilskuddssøknad, ligger saken i køen, mens fagreglene og beregningen ofte ligger et annet sted. Et fagsystem bærer fagreglene og dataene for én type sak, mens et saksbehandlingssystem bærer saken, fristen og vedtaket. Kommunen trenger begge rollene, men ikke alltid to systemer.

Kravene og definisjonen av et saksbehandlingssystem ligger i en egen tekst. Skillet her er at fagsystemet bærer det som er særegent for én type sak, mens saksbehandlingssystemet bærer selve saken.

Fagsystemet

Vilkårene for tilskuddet ligger i et regneark. Saksbehandleren slår opp beløpet der, og skriver det inn i saken etterpå.

Fagsystemet holder det som er særegent for én type sak: fagreglene, beregningen og dataene som bare gir mening i det faget. En kø av saker er ikke et fagsystem, selv om alle sakene gjelder samme tjeneste.

Saksbehandleren skal se grunnlaget ved siden av søknaden, ikke i et vedlegg som noen må huske å oppdatere.

Saksbehandlingssystemet

Søknaden har kommet inn. Noen må eie den, fristen løper, og et vedtak skal kunne forklares senere.

Saksbehandlingssystemet holder selve saken: mottak, fordeling, frist, mangler, vedtak og veien videre til arkiv. Det vet ikke av seg selv om et vilkår er oppfylt.

Innbyggeren får ett sted å se status, og kommunen kan vise hvem som gjorde hva.

Det som ligner, men ikke er det samme

Avdelingen kaller regnearket et fagsystem, og kaller arkivet et saksbehandlingssystem, fordi begge inneholder dokumenter.

Et skjema samler inn opplysninger. Et regneark regner. Et arkiv bevarer. Ingen av dem blir et fagsystem eller et saksbehandlingssystem av navnet. Fagsystemet må kunne vise regel, grunnlag og utfall. Saksbehandlingssystemet må kunne vise hvem som har saken og hvilken frist som gjelder. Skillet blir tydelig når fagsystem og arkiv ikke er samme sak.

Kommunen slutter å kjøpe et nytt system for å erstatte en mappe.

Når én løsning holder begge rollene

Fagreglene er stabile nok til å ligge i samme løsning som køen. En ny ordning er skjema og regler, ikke et nytt produkt.

Da er det én løsning med to roller. Fagregelen og saken deler historikk. Det er ikke to innlogginger med kopi mellom seg.

Saksbehandleren slipper å føre det samme to steder. Innbyggeren møter ett løp.

Nordre Follo kommune bruker en tilskudds- og bevillingsportal levert av Xala. Portalen bærer søknad, vilkår og vedtak for de ordningene. Den er ikke kommunens sak- og arkivsystem.

Når kommunen trenger begge, og koblingen mellom dem

Fagdataene bor allerede i et system avdelingen ikke kan legge ned, og saken må likevel følges opp lokalt.

Da er det to løsninger, og de må kobles. Saken skal vise hva som mangler, også når den andre løsningen ikke svarer. Koblingen er ikke ferdig den dagen den først virker. Den må tåle at den andre siden er nede, som i systemintegrasjon i kommunen.

Når fagreglene bor i et system som ikke lenger bærer dem trygt, er jobben å bygge om det systemet, ikke å kjøpe en ny kø (modernisering av fagsystemer uten driftsstans).

Saksbehandleren ser status i saken, og IT vet hvor de skal lete når noe stopper.

Kort sagt

Fagsystemet bærer fagreglene. Saksbehandlingssystemet bærer saken. Dere velger to løsninger bare når fagreglene allerede må bo et annet sted.

Se saksbehandlingssystemet for kommuner og etater

Vanlige spørsmål

Hva er et fagsystem i en kommune? Et system som holder fagreglene, beregningen og dataene for én type sak, ikke bare en kø.

Hva skiller fagsystem fra saksbehandlingssystem? Fagsystemet svarer på om vilkårene er oppfylt. Saksbehandlingssystemet svarer på hvem som har saken, hvilken frist som gjelder, og hva vedtaket ble.

Kan samme løsning ha begge rollene? Ja, når fagreglene kan ligge i samme løsning som saken. Da er det én løsning, ikke to innlogginger.

Er et skjema eller et regneark et fagsystem? Nei. Skjemaet samler inn, regnearket regner. Fagsystemet må også vise grunnlaget og utfallet i saken.

Hva kreves når fagreglene og saken ligger i hver sin løsning? De må kobles slik at saken viser hva som mangler, også når den andre løsningen er nede.

Skal vi bytte fagsystem eller anskaffe saksbehandling? Bytt eller moderniser når fagreglene bor i et system som ikke lenger bærer dem trygt. Anskaff saksbehandling når problemet er kø, frist og vedtak.