Hva er et saksbehandlingssystem?

Et saksbehandlingssystem er programvaren der en sak blir tatt imot, behandlet, avgjort og logget. Det samler søknad, dokumenter, status og vedtak på ett sted, slik at saksbehandleren har grunnlaget og søkeren kan følge saken.

Uten det hopper saksbehandleren mellom tre faner. Journalen i én, saken i fagsystemet, søknaden i innboksen. Da er det tre steder, ikke én sak.

Hva et saksbehandlingssystem består av

En søknad kommer inn en mandag. Det er seks ting som må skje før den er ferdig:

• Mottak: søknaden kommer inn digitalt, med trygg innlogging.
• Saksflyt: hvem gjør hva, i hvilken rekkefølge, og innen hvilken frist.
• Vedtak og brev: vedtaket skrives med begrunnelse og sendes til søkeren.
• Status og innsyn: søkeren ser hvor saken står, uten å ringe. Mer om det i Saken skal ikke være stum.
• Arkiv: dokumentene journalføres etter Noark 5.
• Logg: hvem så saken, og hva som ble endret.

Mangler én av delene, gjør noen den for hånd.

Saksbehandlingssystem, sak og arkiv, fagsystem og portal

Ordene blandes ofte. Regelen er enkel: portalen tar imot, fagsystemet behandler, og sak og arkiv journalfører. Saksbehandlingssystemet er helheten når de tre henger sammen.

De må kobles. Hvordan et dokument kan havne utenfor saken, står i Dokumentet kommer utenom.

Er et kundeservicesystem det samme?

Nei. Et kundeservicesystem håndterer henvendelser og lukker dem når svaret er gitt. En offentlig sak ender i et enkeltvedtak, med begrunnelse, klagerett og arkivplikt.

Krav og integrasjoner i kommunen

Kommunen må kunne forklare hvert vedtak. Derfor stilles fire krav til systemet:

• Vedtaket må kunne begrunnes.
• Arkivplikten må ivaretas.
• Tilgang og endringer må logges.
• Løsningen må være universelt utformet, som en del av flaten og ikke et vedlegg etterpå.

Systemet trenger også de offentlige fellesløsningene: ID-porten for innlogging, Maskinporten for kall mellom systemer, Altinn for innsending og meldinger, Folkeregisteret for data som allerede finnes, og et Noark 5-arkiv. Mer om arkivdelen i Noark 5-arkivering i moderne fagsystemer.

Når holder det med hyllevare?

Når saken er lik i mange kommuner, og produktet allerede dekker mottak, behandling og journal. Digdir sier det samme i prinsipp 5: bruk fellesløsninger og vurder markedet før dere bygger selv. Da er jobben å koble, ikke å erstatte, og spørsmålene før dere kjøper hjelper dere å velge.

Når holder det ikke?

Når loven hos dere ikke sitter i produktet. Når søkeren må laste opp det kommunen allerede vet. Når vedtaket skal begrunnes, men systemet bare sier ja eller nei.

Prinsipp 4 er at data skal gjenbrukes. Opplysninger fra Folkeregisteret skal inn i saken, ikke i et vedlegg søkeren har skannet.

Det som følger av klare regler, kan automatiseres, mens skjønnet blir hos saksbehandleren. Det skillet står i Elektronisk saksbehandling: hva som kan automatiseres.

Hva Xala leverer

Vi er rådgiver og leverandør. Vi selger ikke en kopi av et ferdig produkt. Vi bygger det som mangler, og kobler det til systemene dere allerede har.

Det kan være en Bevillingsportal eller en Tilskuddsportal. For Nordre Follo kommune leverte vi portaler for tilskudd og bevillinger, med arbeidsflytstøtte for saksbehandlerne, rollebasert tilgang og innbyggerskjema med validering. Løsningen følger kommunens egne arkitekturprinsipper.

Vi har bidratt til Altinn hos Digdir, men vi eier ikke Altinn. Jobben vår er at saken kommer inn, blir behandlet og kan forklares.

Vanlige spørsmål

Hva er et saksbehandlingssystem? Et saksbehandlingssystem er programvaren der en sak blir tatt imot, behandlet, avgjort og logget. Søkeren ser status, og saksbehandleren har grunnlaget for vedtaket.

Hva består et saksbehandlingssystem av? Mottak, saksflyt, vedtak og brev, status og innsyn, arkivering og logg. Delene må henge sammen, ellers flytter noen saken for hånd mellom dem.

Hva er forskjellen på saksbehandlingssystem, sak og arkiv og fagsystem? Portalen tar imot, fagsystemet behandler, og sak og arkiv journalfører. Saksbehandlingssystemet er helheten når de er koblet. Uten kobling blir saken liggende tre steder.

Hvilke krav stilles til saksbehandlingssystemer i kommuner? Vedtak må kunne begrunnes, arkivplikten må ivaretas, tilgang og endringer må logges, og løsningen må være universelt utformet. Kravene gjelder enten kommunen eier systemet eller kjøper et ferdig produkt.

Hvilke integrasjoner trenger et saksbehandlingssystem? ID-porten for innlogging, Maskinporten for kall mellom systemer, Altinn for innsending og meldinger, Folkeregisteret for data som allerede finnes, og et Noark 5-arkiv. Da slipper søkeren å levere det kommunen allerede vet.

Er et saksbehandlingssystem det samme som et kundeservicesystem? Nei. Et kundeservicesystem løser henvendelser. Et offentlig saksbehandlingssystem ender i et enkeltvedtak med begrunnelse, klagerett og arkivplikt.