Vedtaket skrives ikke på et tomt regnskap

Når et lag søker om tilskudd og regnskapet mangler, er søknaden ikke ferdig selv om skjemaet ligger i køen. Før kommunen fatter enkeltvedtak, skal saken være så godt opplyst som mulig. Systemet må holde det manglende grunnlaget synlig, så vedtaket ikke skrives på et hull.

Definisjonen av systemet står i en egen tekst. Her er det denne saken: siste regnskap er ikke inne, og vedtaket må vente.

Søknaden som ser ferdig ut

Dere har tilskudd til lag og foreninger. Et lag har søkt. Formål og beløp ligger i saken. Ordningen krever også siste regnskap. Feltet er tomt.

Skjemaet er sendt, så det er lett å flytte saken til klar for vedtak. Utkastet gjengir beløpet fra skjemaet. Hvis laget senere viser et underskudd, kan ingen lese ut av saken hva vedtaket bygde på.

Saken skal ikke til klar for vedtak på et tomt regnskapsfelt.

Regelen

Lov 10. februar 1967, forvaltningsloven, § 17 første ledd sier at forvaltningsorganet skal påse at saken er så godt opplyst som mulig før vedtak treffes.

I denne saken kan regnskapet endre utfallet. Så lenge feltet er tomt, er saken ikke klar for vedtak. Å varsle søkeren om ventetid er en annen tekst: Saken skal ikke være stum.

Hva systemet må vise

Saken skal vise hvilket faktum som mangler, at det er bedt om, og hva som kom tilbake. Når siste regnskap er inne, fatter saksbehandleren vedtaket. Systemet gjør ikke vurderingen.

Et ettersendt regnskap kobles til samme sak. Det skal ikke bli en ny kø.

Nordre Follo kommune bruker en tilskudds- og bevillingsportal fra Xala. Portalen bærer søknad og vedtak for de ordningene. Den gjør ikke saken opplyst av seg selv, og den er ikke kommunens sak- og arkivsystem.

Kort sagt

Vedtaket venter til grunnlaget ligger i saken. Et skjema i køen er ikke det grunnlaget. Systemet skal vise hullet til det er fylt.

Se tilskuddsportalen for kommuner

Vanlige spørsmål

Kan vedtaket skrives når regnskapet mangler? Nei. Søknaden ser ferdig ut, men saken er ikke opplyst før regnskapet ligger i den.

Er saken ferdig når søknaden er sendt inn? Nei. Innsending starter saken. Vedtaket krever at grunnlaget ligger i saken.

Hva gjør vi når et faktum som kan endre utfallet mangler? Det må etterspørres og lagres på saken. Vedtaket skrives ikke mens feltet er tomt.

Kan systemet fatte vedtaket når grunnlaget er inne? Nei. Systemet viser hva som mangler og hva som kom inn. Saksbehandleren fatter vedtaket.

Er dette det samme som å varsle søkeren om ventetid? Nei. Mottak, varsel og foreløpig svar er en annen artikkel. Her er det grunnlaget for vedtaket.

Gjelder den nye forvaltningsloven allerede? Nei. Den er vedtatt, men ikke satt i kraft. Plikten til å opplyse saken følger av loven som gjelder nå.